Im Zuge der Industrie 4.0 und der weiteren Kostenreduktion spielt Individual Software eine grosse Rolle. Durch ausgeklügelte Systeme und spezifische Funktionalitäten können moderne Softwares und Technologien Unternehmen helfen, ihre Kosten drastisch zu senken und Arbeitsabläufe zu optimieren. Zunächst möchten wir einige Grunddefinitionen erläutern, sowie in einem zweiten Schritt erfolgreiche Praxisbeispiele genauer beleuchten. Diesem Beitrag können Sie entnehmen, inwiefern Sie von einer individuellen Software profitieren und Ihre Unternehmung auf das nächste Level heben können.
Individual Software – Was ist das?
Mithilfe von Individual Software können Sie Ihren Betrieb für die Zukunft aufrüsten – und von Vorteilen profitieren, die Ihnen gegenüber der Konkurrenz einen signifikanten Wettbewerbsvorteil verschaffen. Zwar impliziert die Programmierung einer solchen Individualsoftware zunächst höhere Entwicklungskosten. Langfristig trägt die Umstellung aber zu einer Kostensenkung, einer Prozessoptimierung, höherer Kundenzufriedenheit, besserem Kundenservice und anderen positiven Kollateraleffekten bei.
Eine Individual Software wird oftmals für einen speziellen Unternehmensbereich und einen Kunden entwickelt. Demnach wird das System so entwickelt, dass es den Bedürfnissen und Anforderungen des Kunden zu 100 % gerecht wird und dessen Abläufe optimal unterstützt. Aufgrund dessen lassen sich mittels Individualsoftware auch komplexere Vorgänge abbilden und Unternehmensziele besser umsetzen. Im Gegensatz dazu wird Standardsoftware nicht für einen einzigen Kunden, sondern für einen grossen Anwender Pool entwickelt. Daher wird standardisierte Software auf dem freien Markt verkauft. Die fertigen Programme können eine Vielzahl verschiedener Prozesse unterstützen, sind jedoch nicht zu 100 % auf spezielle Unternehmensanforderungen ausgerichtet.
Individual Software und ihre Vorteile
Im Rahmen der Software Entwicklung analysiert die Dinnova AG die internen Prozesse, Herausforderungen und Stärken ihrer Kunden. In einigen Meetings erlangen wir ein besseres Verständnis des gewünschten Technologie-Produkts und inwiefern dieses die Geschäftsprozesse unseres Kunden beschleunigen kann. Hierdurch unterstützen und verbessern wir den Unternehmensalltag unserer Klienten, die so wiederum schneller und effektiver auf Kundenanfragen reagieren, Produkte und Services verwalten o.ä. Ziele umsetzen können. Durch die fortschreitende Digitalisierung werden interne Prozesse immer komplexer, weswegen Standardsoftware keine optimale Lösung mehr bieten kann. Wenn Sie Ihren Mitbewerbern also einen grossen Schritt voraus sein möchten, sollten Sie auf prozessbeschleunigende Individualsoftware setzen. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Beispiele aus der Unternehmenspraxis vor. Und diese lohnen sich ganz offensichtlich: Laut einer Studie tragen Software-Lösungen zur Prozessoptimierung zu einer Produktivitätssteigerung von bis zu 30 % bei.[1]
Prozessoptimierung dank Individualsoftware – 5 aufschlussreiche Praxis Beispiele
1. Individualsoftware für den HR-Bereich: Wer kennt es nicht: Das nächste Onboarding neuer Mitarbeiter steht an. Damit sind einige Einführungs-Events und Abläufe verbunden, um eine schnelle Einarbeitung der Mitarbeiter sicherzustellen. Abhilfe schafft hier eine Individualsoftware eigens für den HR-Bereich. Diese verwaltet nicht nur sämtliche Daten aktueller Mitarbeiter, sondern vereinfacht auch die Anlegung neuer Mitarbeiterprofile. Im Rahmen des Onboardings versendet das System dann Reminder oder legt für jeden Mitarbeiter die notwendigen Zugänge an.
2. Individualsoftware für besseres Finanzmanagement: Mithilfe einer Finanz-Software können Unternehmen ein individuelles Dashboard nutzen, um ihre Finanzen im Blick zu behalten und Kennzahlen aufgrund verschiedener Metriken auszuwerten und Handlungsempfehlungen abzuleiten. Statt einer unübersichtlichen Excel-Tabelle – die keine Schnittstellen zu anderen Programmen bietet und nur begrenzt automatisierte Analysen ermöglicht – sollten Sie auf eine Finanzplanungssoftware setzen. Durch Letztere können Sie Ihre Buchhaltung, Bankkonten sowie Ihr Rechnungsmanagement miteinander verbinden. In Echtzeit können Sie Finanzanalysen durchführen – unabhängig von Ort und Zeit.
3. Individualsoftware für optimiertes Qualitätsmanagement: Im Rahmen des Qualitätsmanagements kann eine Unternehmenssoftware die Audit-Vorbereitungen automatisieren sowie Reminder an die betreffenden Mitarbeiter versenden. Eine individualisierte Qualitätsmanagement Software setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen, die unterschiedliche Kernfunktionen bieten. Wichtig ist, dass Datenverluste verhindert werden, nur befugte Mitarbeiter darauf Zugriff erhalten und ein gewisses Transparenzmass erreicht wird. Es sollte beispielsweise ersichtlich sein, welcher Mitarbeiter zuletzt auf die Software zugegriffen und Änderungen vorgenommen hat.
4. Individualsoftware für das Backoffice: Im Backoffice steht das Vertragsmanagement im Mittelpunkt. Verträge mit Kunden, Lieferanten und anderen Business Partnern können mittels Individualsoftware sinnvoll strukturiert werden. Darüber hinaus können Sie die Erinnerungsfunktion nutzen, um einen bestehenden Vertrag zu verlängern oder fristgerecht zu kündigen. Hierdurch können Sie lange Bearbeitungszeiten, unklare Zuständigkeiten und rechtliche Konsequenzen verhindern. Schliesslich ist der termingerechte Abschluss bestimmter Verträge für die Fortführung Ihrer Unternehmenstätigkeit sowie für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich. Einige Softwarelösungen dieser Art bieten verschiedene Vertrags-Templates, ermöglichen die Archivierung relevanter Dokumente, die automatische Organisation von Vertragsunterlagen sowie das zuvor genannte, makellose Fristenmanagement.
5. Individualsoftware für den IT-Bereich: Indem Sie eine Individual Software nutzen, können Sie Ihren IT-Bereich erfolgreich managen. Beispielsweise, indem Sie Zugriffsberechtigungen zentral verwalten, aktualisieren oder wieder aufheben können. Durch leistungsstarke IT-Software lassen sich ausserdem aussagekräftige Kennzahlen generieren. Diese Kennzahlen bieten eine valide Grundlage, um die angestrebten Ziele zu erreichen.
Eine dieser Software-Lösungen ist das Online Dokumentations-System OnDoc – dieses ermöglicht den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Maschinendaten. Darüber hinaus können Admins damit bestimmen, welche Mitarbeiter auf die Softwaretechnik Zugriff erhalten, Daten modifizieren und aktualisieren dürfen. Vornehmen können sie diese Änderungen, indem sie einen QR-Code abscannen. Bei diesem Beispiel handelt es sich um nur eine der zahlreichen Digital-Lösungen, welche die Dinnova AG unterstützt.
Individualsoftware zur Prozessoptimierung – entwickelt von Dinnova
Die zahlreichen Vorteile, die die Implementierung einer prozessbeschleunigenden Software bietet, lassen sich nicht leugnen. Ganz im Gegenteil: Dieser Treiber der Digitalisierungswelle erobert die Unternehmenswelt in grossen Schritten. Gehören Sie zu den ersten Unternehmen, die diese Prozessoptimierungs-Tools unternehmensübergreifend nutzen – diese bescheren Ihnen nicht nur finanzielle Vorteile gegenüber Ihrer Konkurrenz. Auch Ihre Kunden werden schnellere Prozesse sowie ein besseres Produkt- und Leistungsportfolio zu schätzen wissen.
Im Zuge der Software-Entwicklung mit der Dinnova AG beraten wir Sie gerne und stellen sicher, dass Ihre Individualsoftware Ihren Anforderungen zu 100 % entspricht. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, vorab die Art der Software, die beabsichtigte Umstellungszeit und die aktuellen Prozesse zu bestimmen und zu beleuchten. Zudem sollten Sie jene Mitarbeiter bei der Ideenfindung einbinden, deren Arbeitsalltag und -prozesse durch die Einführung der Software betroffen sind.
Mittels Process Mining – und in Abstimmung mit dem Kunden – verfolgen wir digitale Spuren und digitale Prozesse, um Schwachstellen zu identifizieren. Diese Erkenntnisse dienen als Basis für eine Prozessoptimierung und Verbesserungsmassnahmen, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passen.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um ein erstes unverbindliches sowie kostenloses Beratungsgespräch mit einem unserer Digitalisierungs-Experten zu führen.
[1] Kühn, Gerd, unternehmer.de, Industrie 4.0: Softwarelösungen zur Prozessoptimierung, https://unternehmer.de/digitalisierung/255906-software-prozessoptimierung.
