LetsPlan: SaaS Konzipierung und Implementierung 

Für unsere Kunden konzipieren und erstellen wir Webseiten sowie hochfunktionale SaaS. Damit bieten wir ganzheitliche sowie leistungsstarke Lösungen, die auf die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind und effiziente Prozesse ermöglichen. Mit LetsPlan haben wir eine Software as a Service kreiert, die Nutzern einen Mehrwert bietet. Im vorliegenden Fall handelt es sich um eine Planungs-Plattform, dank derer Gruppen-Kurse, Spielgruppen und andere Events organisiert und gesteuert werden können. Ob schulische Veranstaltungen, Spielgruppen oder sonstige Events zur Freizeitgestaltung: Mit LetsPlan behalten Organisatoren den Überblick – auch und vor allem dank unseres exzellenten Designs. 

Projektziel 

SaaS Konzipierung und Implementierung 

Webseiten-Erstellung 

Content-Erstellung 

Kurzportrait zu LetsPlan 

LetsPlan 

Hauptsitz: Bahnhofstrasse 100, Zürich 

Branche: Eventplanung 

Web: letsplan.ch 

Bei LetsPlan handelt es sich um eine Online Planungs-Plattform zur Organisation von Spielgruppen, Gruppen-Kursen sowie anderen Events. Für Gross und Klein trägt die digitale Lösung zur Freizeitgestaltung, optimalem Zeit- und Ressourcenmanagement bei. 

Website Konzeption: 

Zeitliche und inhaltliche Planung 

In einem ersten Schritt haben wir die Ziele der Zusammenarbeit sowie die zeitlichen Rahmenbedingungen determiniert. Im engen Austausch mit dem Kunden haben wir unsere Vorgehensweise und Kapazitätsplanung vorgenommen – hiermit stellt Dinnova sicher, dass jedes Projekt fristgerecht abgeschlossen wird.  

Projektablauf: Zu Beginn haben wir eine vollumfängliche Business-Analyse durchgeführt. Hierzu waren wir bei unserem Kunden vor Ort, um uns in das Vorgehen der manuellen Einteilungen und Eventorganisation einführen zu lassen. Auf diesem neuerlangten Verständnis basierend haben wir den Ist-Prozess aufgezeichnet – also den Status quo der aktuellen Arbeitsprozesse und Vorgehensweisen. Im Rahmen einiger Workshops haben wir dann den To-Be-Prozess konzipiert: Dieser umschreibt den angestrebten Ist-Zustand in der Zukunft und damit jene Prozesse, die notwendig sind, um die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen. Basierend auf den Ergebnissen der abgehaltenen Workshops konnten wir die Anforderungen an das Projekt formulieren und in Arbeitspakete unterteilen. Dieser letzte Schritt ist unerlässlich, um eine korrekte Kapazitätsplanung durchzuführen und unser Projektziel im prädefinierten Zeitraum zu erreichen. Im Laufe dieser Entwicklungen war unser Kunde jederzeit up-to-date sowie regelmässig involviert. 

Ideengenerierung & Design: Was das Design der LetsPlan Webseite anbelangt, haben wir zunächst einen Style Guide erstellt. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das von unserem erfahrenen und professionellen Designer-Team erstellt wird. Es umfasst sämtliche Farbvorschläge, Schriften, Logos und sonstige Gestaltungselemente, die eine Webseite ausmachen. Farblich gestalteten unsere Website-Designer die LetsPlan Plattform sehr abwechslungsreich. Hierzu bedienten sie sich einer breiten Farbpalette, um die grosse Vielfalt verschiedener Veranstaltungen sowie den spielerischen Charakter von LetsPlan zu unterstreichen. Schliesslich sollte das Handling der Seite ‚spielend einfach‘ beziehungsweise kinderleicht sein. Das LetsPlan Logo stellt sowohl einen Fuchs als auch einen Stift dar. Der Fuchs steht sinngemäss für die notwendige Cleverness und Raffinesse, die das Planen von Veranstaltungen und Events erfordert. Der Stift steht für Planung, Organisation sowie das Notieren von Teilnehmern. Durch die mehrschichtige Farbgestaltung desselben, die sowohl kalte als auch warme, feminine sowie maskuline Nuancen umfasst, fühlen sich Menschen jeden Alters und Geschlechts angesprochen. Ein Gendering hat in diesem Falle also nicht stattgefunden. 

Da es sich im vorliegenden Projekt um ein SaaS Produkt handelte, war ein einheitliches Branding der Seite ein absolutes Muss. Die Designs visualisierten unsere Designer mithilfe von Figma – einem Design-Tool zur Optimierung des User Interface sowie zur Kollaboration unter Designern. Die Design-Entwürfe wurden fortlaufend mit dem Kunden sowie unserem internen agilen Team besprochen. Dadurch konnten wir zu jedem Zeitpunkt auf Kunden-Feedback zurückgreifen und Anpassungen vornehmen – soweit erforderlich und gewünscht. Das gesamte Projekt wurde mithilfe agiler Methoden umgesetzt. Somit konnte Feedback umgehend implementiert und zeitliche Verzögerungen sowie höhere Entwicklungskosten vermieden werden. Ausserdem stellen wir damit sicher, dass das Endergebnis zu 100% den Vorstellungen des Kunden entspricht.  

Funktionserweiterung: Auf LetsPlan können Admins im Handumdrehen neue Veranstaltungen und Kurse einrichten sowie aktivieren. Anschliessend können diese über die SaaS-Lösung verwaltet, Spielgruppen-Leiter:innen sowie Organisatoren bestimmt werden. Damit behalten Veranstalter sämtliche Eckdaten des Events immer im Blick. Was die Organisation von Spielgruppen anbelangt, können Admins eine ortsgebundene Einteilung derselben festlegen. Um LetsPlan nutzen zu können, bedarf es ausserdem keiner eigenen Webseite. In diesem Falle können neue Nutzer die Erstellung einer ästhetischen wie funktionalen Webseite beauftragen und um die Planungs-Plattform erweitern. Sollten Sie auch weiterhin keine eigene Webseite wünschen, erstellen wir für Sie einen direkten Link, der sowohl den Admin als auch potentielle Teilnehmer zu LetsPlan weiterleitet. Sollten Sie bereits eine eigene Webseite haben, integrieren wir LetsPlan in nur wenigen Schritten.  

Added Values: Da es sich bei LetsPlan um eine Planungsplattform handelt, hat unser Design- und Softwareentwicklungs-Team entsprechende Funktionen und Elemente integriert, welche die Planung beziehungsweise das Buchen der Kurse vereinfachen. So können sich beispielsweise Eltern bequem über die Webseite anmelden. Bei der Auswahl der passenden Spielgruppe können sie ihre individuellen Wünsche eintragen und die Anzahl der Tage angeben, an denen ihre Kinder an der Spielgruppe teilnehmen sollen.  

Auch die Spielgruppenleitung profitiert von der LetsPlan Plattform, da diese nicht nur eine übersichtliche Darstellung bietet, die immer aktuell ist. Sie wartet ausserdem mit Algorithmen auf, die die Kinder beziehungsweise Teilnehmer einteilen sowie Einteilungsvorschläge unterbreiten. Hierdurch lassen sich Veranstaltungen und Spielgruppen nicht nur mühelos planen, sondern auch eine signifikante Zeitersparnis erzielen. Und last but not least: LetsPlan ist in zahlreichen Sprachen verfügbar. Damit kann jeder die Webseite in der eigenen Muttersprache navigieren.  

Darüber hinaus können Sie aus drei Varianten wählen, um LetsPlan als Organisator zu verwenden. Zum einen kann Dinnova einen Direktlink erstellen, der Besucher direkt zur LetsPlan Plattform weiterleitet. Diese Option bietet sich dann an, wenn Sie keine eigene Webseite haben und auch zukünftig keine einrichten möchten. Sollten Sie eine eigene Webseite haben, kann Dinnova LetsPlan als weiteren Menüpunkt einbinden. Bei der dritten Option handelt es sich um ein Komplettpaket: Dinnova erstellt die gesamte Online-Präsenz und integriert LetsPlan als Menüpunkt.  

Herausforderungen: Die grösste Herausforderung bestand in der Analyse und Konzeption, um die bisherige Einteilungslogik zu entschlüsseln und in einen strukturierten Prozessbaum umzuwandeln. Ein weitere Challenge stellte die übersichtliche und einfache Darstellung der komplexen Einteilungslogik für den Endbenutzer dar. Ziel der Planungsplattform waren schliesslich eine selbsterklärende Vorgehensweise, übersichtliche Struktur und intuitive Navigation.  

Mithin übernahm Dinnova die ausführliche Beratung des Kunden, die Ausarbeitung der Lösungskonzepte und -anforderungen sowie die Erstellung eines umfangreichen Businessplans.  

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