«Sollen wir kaufen oder entwickeln lassen?» Diese Frage stellen sich jährlich tausende Schweizer KMU. Die Antwort entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der digitalen Transformation – und über Investitionen von 50.000 bis 500.000 CHF. Doch die meisten Unternehmen treffen diese Entscheidung nach Bauchgefühl statt nach Fakten. Das Ergebnis: 40% bereuen ihre Wahl innerhalb von zwei Jahren.

Dieser Guide zeigt Ihnen, wie Sie die richtige Entscheidung treffen – basierend auf Daten, nicht auf Hoffnung.

Die 250.000 CHF Frage: Buy or Build?

Szenario 1: Das Schweizer Handelsunternehmen

Ein mittelständischer Händler mit 60 Mitarbeitenden braucht ein neues Warenwirtschaftssystem. Zwei Optionen:

Option A: Standard-Software

• Kosten: 80.000 CHF (Lizenz + Implementierung)
• Zeit bis Go-Live: 3 Monate
• Ergebnis: 70% der Anforderungen erfüllt, Rest via Workarounds

Option B: Custom-Entwicklung

• Kosten: 250.000 CHF (Entwicklung + Testing)
• Zeit bis Go-Live: 12 Monate
• Ergebnis: 100% der Anforderungen erfüllt, perfekt auf Prozesse zugeschnitten

Was wurde gewählt? Option A – Standard-Software

Warum? Die spezifischen Anforderungen waren keine Wettbewerbsvorteile, sondern Branchenstandards. Die 170.000 CHF Ersparnis wurden in Marketing investiert.

Szenario 2: Das Schweizer Tech-Startup

Ein SaaS-Startup mit 25 Mitarbeitenden braucht ein CRM für ihren einzigartigen Sales-Prozess.

Option A: Standard-CRM (Salesforce)

• Kosten: 30.000 CHF/Jahr
• Anpassung: Möglich, aber limitiert
• Problem: Kernprozess passt nicht ins Standard-Schema

Option B: Custom-CRM

• Kosten: 180.000 CHF (Entwicklung)
• Wartung: 20.000 CHF/Jahr
• Vorteil: Perfekt auf einzigartigen Sales-Prozess zugeschnitten

Was wurde gewählt? Option B – Custom-Entwicklung

Warum? Der Sales-Prozess ist Wettbewerbsvorteil. Standard-CRM würde Prozess einschränken statt unterstützen. ROI nach 3 Jahren trotz höherer Initialkosten.

Die Lektion: Es gibt keine universelle Antwort. Die richtige Wahl hängt von Ihrem spezifischen Kontext ab.

Der 7-Faktoren-Entscheidungsrahmen

Faktor 1: Prozess-Einzigartigkeit

Die zentrale Frage: Ist Ihr Prozess ein Wettbewerbsvorteil oder Branchenstandard?

Standard-Software wenn:

• Prozess ist Branchenstandard (Buchhaltung, HR, Zeiterfassung)
• Best Practices aus der Branche sind ausreichend
• Differenzierung erfolgt woanders (Produkt, Service, Marketing)

Custom-Entwicklung wenn:

• Prozess ist einzigartig und Wettbewerbsvorteil
• Standard-Prozesse würden Ihre Stärken einschränken
• Prozess ist Kern Ihres Geschäftsmodells

Bewertungsskala:

Prozess-Typ	Beispiel	Empfehlung
Commodity	Buchhaltung, Zeiterfassung	Standard-Software
Branchenspezifisch	Lagerverwaltung Handel	Branchensoftware
Differenzierend	Einzigartiger Sales-Prozess	Custom-Entwicklung
Geschäftskritisch	Algorithmus, der Ihr Geschäft ausmacht	Custom-Entwicklung

Praxistest:

Fragen Sie sich:

1. Würden Wettbewerber von diesem Prozess profitieren? (Ja → Standard, Nein → Custom)
2. Ist dieser Prozess Grund, warum Kunden uns wählen? (Ja → Custom, Nein → Standard)
3. Würde Standardisierung unsere Stärke schwächen? (Ja → Custom, Nein → Standard)

Faktor 2: Total Cost of Ownership (TCO)

Die häufigste Fehlkalkulation: Nur Initialkosten vergleichen statt 5-Jahres-TCO.

Standard-Software TCO (5 Jahre):

• Lizenzkosten: 50.000 CHF (10.000/Jahr × 5)
• Implementierung: 30.000 CHF
• Anpassungen: 20.000 CHF
• Schulungen: 10.000 CHF
• Support: 25.000 CHF (5.000/Jahr × 5)
• Upgrades: 15.000 CHF
• Gesamt: 150.000 CHF

Custom-Entwicklung TCO (5 Jahre):

• Entwicklung: 120.000 CHF
• Testing: 20.000 CHF
• Deployment: 10.000 CHF
• Wartung: 50.000 CHF (10.000/Jahr × 5)
• Features: 30.000 CHF (6.000/Jahr × 5)
• Hosting: 15.000 CHF (3.000/Jahr × 5)
• Gesamt: 245.000 CHF

Aber: Diese Rechnung ist unvollständig ohne Opportunitätskosten.

Opportunitätskosten Standard-Software:

• Prozess-Ineffizienzen durch Workarounds: 20.000 CHF/Jahr
• Verlorene Geschäftschancen durch Limitierungen: 30.000 CHF/Jahr
• 5-Jahres-Opportunitätskosten: 250.000 CHF
• Echter TCO: 400.000 CHF

Opportunitätskosten Custom-Entwicklung:

• 9 Monate später am Markt: 40.000 CHF
• Entwicklungsrisiko (30% Chance auf 50.000 CHF Mehrkosten): 15.000 CHF
• 5-Jahres-Opportunitätskosten: 55.000 CHF
• Echter TCO: 300.000 CHF

In diesem Beispiel: Custom ist trotz höherer Initialkosten 100.000 CHF günstiger über 5 Jahre.

TCO-Rechner-Template:

Kostenart	Standard	Custom
Initial
Lizenz/Entwicklung
Implementierung
Schulung
Jährlich
Lizenz/Wartung
Support
Anpassungen
Hosting
Opportunitätskosten
Prozess-Ineffizienzen
Verlorene Chancen
Time-to-Market
5-Jahres-TCO

Faktor 3: Time-to-Market

Die Frage: Wie schnell müssen Sie live gehen?

Standard-Software:

• Evaluierung: 2-4 Wochen
• Beschaffung: 2-4 Wochen
• Implementierung: 2-4 Monate
• Gesamt: 3-5 Monate

Custom-Entwicklung:

• Requirements: 4-6 Wochen
• Design: 4-6 Wochen
• Entwicklung: 4-8 Monate
• Testing: 4-8 Wochen
• Gesamt: 8-14 Monate

Wann ist Time-to-Market kritisch?

✅ Standard-Software bevorzugen wenn:

• Wettbewerber haben Vorsprung, den Sie aufholen müssen
• Marktfenster ist zeitlich begrenzt
• Regulatorische Deadline (z.B. DSGVO-Compliance)
• Akuter Schmerzpunkt kostet täglich Geld

✅ Custom-Entwicklung akzeptabel wenn:

• Sie sind Marktführer oder First Mover
• Prozess ist so einzigartig, dass Wettbewerber Zeit brauchen würden
• Qualität wichtiger als Geschwindigkeit
• Parallelbetrieb alter Systeme möglich

Hybrid-Ansatz:

Starten Sie mit Standard-Software, planen Sie Custom-Migration:

Phase 1 (Monat 1-3): Standard-Software implementieren

• Sofortige Verbesserung vs. Status Quo
• Lernen, was wirklich gebraucht wird
• Zeit kaufen für Custom-Entwicklung

Phase 2 (Monat 4-12): Custom-Entwicklung parallel

• Requirements basierend auf echten Erfahrungen
• Kein Zeitdruck, da Standard-Software läuft
• Sanfte Migration möglich

Phase 3 (Monat 13+): Migration zu Custom-Lösung

• Bewährte Anforderungen
• Minimales Risiko
• Parallelbetrieb zur Absicherung

Kosten: Höher, aber Risiko minimiert

Faktor 4: Interne Ressourcen & Know-how

Die unterschätzte Frage: Können Sie Custom-Software langfristig betreiben?

Custom-Software braucht:

• Technisches Know-how für Wartung
• Budget für kontinuierliche Weiterentwicklung
• Dokumentation und Wissensmanagement
• Abhängigkeit von Entwicklungspartner oder eigenes Team

Standard-Software braucht:

• Vendor-Relationship-Management
• Change Management bei Updates
• Anpassung an neue Versionen
• Workaround-Management bei Limitierungen

Selbsttest: Sind Sie bereit für Custom-Software?

✅ Ja zu Custom wenn mindestens 4/6 zutreffen:

• Wir haben IT-Personal oder langfristigen Entwicklungspartner
• Wir können 10-15% des Entwicklungsbudgets jährlich für Wartung aufbringen
• Wir haben klare Prozess-Dokumentation
• Wir sind bereit, in Wissensmanagement zu investieren
• Wir haben technischen Ansprechpartner intern
• Wir planen, Software 5+ Jahre zu nutzen

❌ Standard-Software wenn:

• Keine IT-Ressourcen intern
• Budget nur für Initialkosten, nicht für Wartung
• Wunsch nach «Set-and-Forget»-Lösung
• Häufige Strategie-/Prozess-Änderungen
• Keine langfristige Planung möglich

Faktor 5: Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit

Die Frage: Wie wird sich Ihr Bedarf entwickeln?

Standard-Software:

Vorteile:

• Automatische Updates und neue Features
• Skalierung meist per Lizenz-Upgrade
• Vendor investiert in Zukunftssicherheit
• Compliance-Updates inklusive

Risiken:

• Vendor kann Produkt einstellen
• Preiserhöhungen ohne Alternative
• Forced Upgrades zu unpassenden Zeitpunkten
• Feature-Bloat (zahlen für ungenutztes)

Custom-Software:

Vorteile:

• Volle Kontrolle über Roadmap
• Skalierung nach Ihren Bedürfnissen
• Keine Abhängigkeit von Vendor-Strategie
• Zahlen nur für genutzte Features

Risiken:

• Sie müssen in Weiterentwicklung investieren
• Technologie kann veralten
• Skalierung muss selbst geplant werden
• Compliance-Updates sind Ihre Verantwortung

Entscheidungsmatrix:

Szenario	Empfehlung
Stabiles Geschäft, wenig Wachstum	Standard (niedrigere Wartungskosten)
Schnelles Wachstum, klare Richtung	Custom (volle Kontrolle)
Unsichere Zukunft, Pivot möglich	Standard (Flexibilität)
Einzigartiges Geschäftsmodell	Custom (keine Standard-Alternative)

Faktor 6: Integration & Ökosystem

Die Frage: Wie gut muss die Lösung mit anderen Systemen zusammenspielen?

Standard-Software:

Vorteile:

• Vorgefertigte Integrationen zu populären Tools
• API-Dokumentation und Community
• Plugins und Extensions verfügbar
• Bewährte Integrations-Patterns

Nachteile:

• Integration zu Nischen-Tools oft nicht verfügbar
• Vendor-Lock-in durch proprietäre Schnittstellen
• Limitierte Anpassbarkeit von Integrationen

Custom-Software:

Vorteile:

• Perfekte Integration in Ihre Systemlandschaft
• Volle Kontrolle über Datenflüsse
• Keine Limitierungen bei Schnittstellen
• Optimierung für Ihre spezifischen Bedürfnisse

Nachteile:

• Jede Integration muss entwickelt werden
• Wartung bei API-Änderungen Dritter
• Höhere Initialkosten
• Komplexität steigt mit Anzahl Integrationen

Entscheidungshilfe:

Standard-Software bevorzugen wenn:

• Sie nutzen populäre Tools (Salesforce, Google Workspace, Microsoft 365)
• Integrationen sind «nice-to-have», nicht «must-have»
• Standard-Datenflüsse reichen aus

Custom-Entwicklung bevorzugen wenn:

• Sie haben viele Legacy-Systeme
• Integrationen sind geschäftskritisch
• Datenflüsse sind komplex und einzigartig
• Standard-Integrationen decken Ihre Bedürfnisse nicht ab

Faktor 7: Risiko-Toleranz

Die Frage: Wie viel Risiko können Sie tragen?

Risiken Standard-Software:

• Vendor geht pleite oder stellt Produkt ein (Risiko: mittel)
• Software deckt Anforderungen nicht ab (Risiko: mittel-hoch)
• Vendor erhöht Preise drastisch (Risiko: mittel)
• Forced Upgrades brechen Workflows (Risiko: niedrig-mittel)

Risiken Custom-Entwicklung:

• Projekt überschreitet Budget um 30-50% (Risiko: hoch)
• Entwicklung dauert doppelt so lang (Risiko: mittel-hoch)
• Entwickler verlässt Projekt (Risiko: mittel)
• Software erfüllt Anforderungen nicht (Risiko: mittel)
• Technologie veraltet schneller als erwartet (Risiko: niedrig-mittel)

Risiko-Minimierung Standard-Software:

• Wählen Sie etablierte Vendors (5+ Jahre am Markt)
• Prüfen Sie Kundenstamm und Reviews
• Testen Sie ausgiebig vor Kauf (Trial, POC)
• Verhandeln Sie Preisgarantien
• Planen Sie Exit-Strategie (Datenexport)

Risiko-Minimierung Custom-Entwicklung:

• Arbeiten Sie mit erfahrenen Entwicklungspartnern
• Fordern Sie Referenzen ähnlicher Projekte
• Starten Sie mit MVP (Minimum Viable Product)
• Definieren Sie klare Milestones und Zahlungspläne
• Bestehen Sie auf Code-Ownership und Dokumentation
• Planen Sie 30% Puffer für Budget und Zeit

Die Hybrid-Strategie: Das Beste aus beiden Welten

Wann Hybrid Sinn macht:

Sie brauchen 80% Standard-Funktionalität + 20% einzigartige Features.

Ansatz 1: Standard-Software + Custom-Extensions

Beispiel: Shopify für E-Commerce + Custom-App für einzigartigen Checkout-Prozess

Vorteile:

• Schneller Start mit Standard-Software
• Custom-Entwicklung nur für Differenzierung
• Updates von Standard-Software automatisch
• Niedrigere Kosten als Full-Custom

Nachteile:

• Abhängigkeit von API-Stabilität
• Limitierungen durch Standard-Plattform
• Komplexität bei Updates

Kosten-Beispiel:

• Shopify: 2.000 CHF/Jahr
• Custom-Checkout-App: 40.000 CHF Entwicklung + 5.000 CHF/Jahr Wartung
• 5-Jahres-TCO: 75.000 CHF (vs. 150.000 CHF Full-Custom)

Ansatz 2: Custom-Core + Standard-Peripherie

Beispiel: Custom-CRM für einzigartigen Sales-Prozess + Standard-Tools für Marketing, Support, Analytics

Vorteile:

• Custom-Entwicklung für Kern-Differenzierung
• Standard-Tools für Commodity-Funktionen
• Fokus auf Wettbewerbsvorteil
• Optimale Kosten-Nutzen-Ratio

Nachteile:

• Integration zwischen Custom und Standard nötig
• Mehrere Systeme zu managen
• Komplexere Systemlandschaft

Ansatz 3: Phasen-Ansatz (Start Standard, Migrate Custom)

Phase 1 (Jahr 1): Standard-Software

• Schneller Start
• Lernen und Optimieren
• Proof of Concept

Phase 2 (Jahr 2-3): Custom-Entwicklung parallel

• Basierend auf echten Erfahrungen
• Kein Zeitdruck
• Bessere Requirements

Phase 3 (Jahr 3+): Migration zu Custom

• Bewährte Anforderungen
• Sanfte Migration
• Minimales Risiko

Der 10-Schritte-Entscheidungsprozess

Schritt 1: Anforderungen dokumentieren (1-2 Wochen)

Must-have:

• Ohne diese Features ist Lösung unbrauchbar
• Beispiel: «Muss mit unserem ERP synchronisieren»

Should-have:

• Wichtig, aber Workarounds möglich
• Beispiel: «Sollte mobile App haben»

Nice-to-have:

• Wünschenswert, aber nicht kritisch
• Beispiel: «Wäre schön, wenn Dark Mode verfügbar»

Schritt 2: Markt-Research (2-3 Wochen)

• Recherchieren Sie 5-10 Standard-Lösungen
• Prüfen Sie Feature-Listen gegen Anforderungen
• Lesen Sie Reviews und Case Studies
• Kontaktieren Sie Referenzkunden

Schritt 3: Prozess-Einzigartigkeit bewerten (1 Woche)

Nutzen Sie Faktor 1 aus diesem Guide:

• Ist Prozess Wettbewerbsvorteil? (Ja/Nein)
• Würde Standardisierung schaden? (Ja/Nein)
• Ist Prozess Kern des Geschäftsmodells? (Ja/Nein)

2+ Ja → Custom tendieren 0-1 Ja → Standard tendieren

Schritt 4: TCO berechnen (1 Woche)

Nutzen Sie TCO-Template aus Faktor 2:

• Berechnen Sie 5-Jahres-TCO für Top 3 Standard-Lösungen
• Holen Sie Custom-Entwicklungs-Angebote ein (mindestens 2)
• Berechnen Sie 5-Jahres-TCO für Custom
• Inkludieren Sie Opportunitätskosten

Schritt 5: Proof of Concept (2-4 Wochen)

Für Standard-Software:

• Nutzen Sie Trials (meist 14-30 Tage)
• Testen Sie mit echten Daten und Prozessen
• Involvieren Sie tatsächliche Nutzer
• Dokumentieren Sie Gaps

Für Custom-Entwicklung:

• Lassen Sie MVP-Prototyp entwickeln (2-4 Wochen)
• Testen Sie kritischste Funktionalität
• Validieren Sie technische Machbarkeit
• Prüfen Sie Entwickler-Kompetenz

Schritt 6: Risiko-Assessment (1 Woche)

Nutzen Sie Faktor 7:

• Listen Sie alle Risiken auf
• Bewerten Sie Wahrscheinlichkeit (1-5)
• Bewerten Sie Impact (1-5)
• Risiko-Score = Wahrscheinlichkeit × Impact
• Planen Sie Mitigations für Scores >15

Schritt 7: Stakeholder-Alignment (1-2 Wochen)

Involvieren Sie:

• Geschäftsführung (Budget, Strategie)
• IT (Technische Machbarkeit, Wartung)
• Fachbereiche (Anforderungen, Nutzung)
• Finanzen (TCO, ROI)

Präsentieren Sie:

• Anforderungen und Gaps
• TCO-Vergleich
• Risiko-Assessment
• Empfehlung mit Begründung

Schritt 8: Entscheidung treffen (1 Woche)

Entscheidungsmatrix:

Kriterium	Gewicht	Standard	Custom
Prozess-Fit	30%
TCO (5 Jahre)	25%
Time-to-Market	15%
Risiko	15%
Ressourcen	10%
Skalierbarkeit	5%
Total	100%

Bewerten Sie 1-10, multiplizieren Sie mit Gewicht, summieren Sie.

Schritt 9: Vertragsverhandlung (2-4 Wochen)

Standard-Software:

• Preisgarantien (mindestens 2 Jahre)
• SLAs (Uptime, Support-Response)
• Datenexport-Rechte
• Kündigungsfristen

Custom-Entwicklung:

• Fixpreis vs. Time & Material
• Milestones und Zahlungsplan
• Code-Ownership
• Wartungs-SLA
• Dokumentations-Anforderungen

Schritt 10: Implementierung planen (1-2 Wochen)

• Detaillierter Projektplan
• Ressourcen-Allokation
• Change-Management-Strategie
• Schulungsplan
• Go-Live-Kriterien
• Rollback-Plan

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Nur Initialkosten vergleichen

Falsch: «Standard kostet 50.000 CHF, Custom 200.000 CHF → Standard ist günstiger»

Richtig: 5-Jahres-TCO inklusive Opportunitätskosten berechnen

Fehler 2: Technologie vor Prozess

Falsch: «Wir brauchen ein CRM» → Tool suchen

Richtig: «Unser Sales-Prozess ist ineffizient» → Prozess optimieren → Tool wählen

Fehler 3: Vendor-Versprechen glauben

Falsch: «Der Vendor sagt, das Feature kommt nächstes Jahr»

Richtig: Nur kaufen, was heute verfügbar ist. Roadmap-Versprechen sind unverbindlich.

Fehler 4: Zu früh committen

Falsch: 3-Jahres-Vertrag nach 2-wöchigem Trial

Richtig: Starten Sie mit kürzester Laufzeit, verlängern Sie nach Bewährung

Fehler 5: Keine Exit-Strategie

Falsch: Vendor Lock-in ohne Datenexport-Möglichkeit

Richtig: Klären Sie vor Vertragsunterzeichnung: Wie kommen wir raus? Wie exportieren wir Daten?

Fazit: Die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen

Es gibt keine universelle Antwort auf «Buy or Build». Die richtige Wahl hängt von sieben Faktoren ab:

1. Prozess-Einzigartigkeit – Wettbewerbsvorteil → Custom, Standard → Buy
2. Total Cost of Ownership – 5-Jahres-TCO inklusive Opportunitätskosten
3. Time-to-Market – Zeitdruck → Buy, Qualität → Custom
4. Ressourcen – Keine IT → Buy, starkes Team → Custom möglich
5. Skalierbarkeit – Unsichere Zukunft → Buy, klare Vision → Custom
6. Integration – Standard-Tools → Buy, Legacy-Systeme → Custom
7. Risiko – Niedrige Toleranz → Buy, hohe Toleranz → Custom

Die Erfolgsformel:

✅ Dokumentieren Sie Anforderungen klar✅ Berechnen Sie echten TCO (5 Jahre)✅ Testen Sie vor dem Kauf (POC)✅ Involvieren Sie alle Stakeholder✅ Planen Sie Exit-Strategie✅ Starten Sie klein, skalieren Sie dann

Die wichtigste Erkenntnis: Die teuerste Entscheidung ist die falsche Entscheidung. Investieren Sie 4-8 Wochen in sorgfältige Evaluation – das kann Ihnen 100.000+ CHF und Jahre Frustration ersparen.